Ein hilfreicher Leitfaden für die Eventkonzeption

Was ist wann zu tun und wer erledigt was? Neben der Eventidee braucht es einen Leitfaden für die Eventkonzeption, damit das Projekt Struktur hat. Denn Struktur ist unerlässlich für eine realistische Zeit-, Personal- und Kostenplanung. Ohne sich intensiv mit den Grundlagen des Konzepts befasst zu haben, kann es schnell zu einem erhöhten Zeitaufwand, Mehrkosten und Qualitätsverlust kommen.

Mit Hilfe dieses Leitfadens für die Eventkonzeption kannst du deinen Zeitplan realistisch einplanen und die Idee reifen lassen. Bitte beachte, dass es sich bei diesem Leitfaden um grobe Richtwerte handelt. Der tatsächlich benötigte Zeitaufwand hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren, wie Veranstaltungsart, Anzahl der Gäste, usw. ab.

Falls du dich für die Eventkonzeption interessierst, empfehlen wir dir den Diplomlehrgang „Eventmanagement“ der ESB Academy. Das Thema „Eventmanagement Ausbildung“ ist sehr konkret. Nach der Devise „von Praktikern für Praktiker“ sind alle Referenten Event-Profis. Sie sind Mitarbeiter/Geschäftsführer der Kooperationspartner.  Die ESB Academy legt in der Ausbildung großen Wert auf praktische Fallbeispiele, Gruppeninteraktion, Learning-by-doing und Networking.

Schritt 1: Entstehung der Idee

Je nach Veranstaltungsart entsteht die Idee etwa 12 bis 24 Monate vor dem Event. In diesem Schritt wird die Veranstaltung definiert und ein Ideenkonzept erstellt. 

Schritt 2: Reifung der Idee

Im nächsten Schritt (ca. 12-24 Monate vor dem Event) wird die Idee konkretisiert und ein Grobkonzept sowie ein Grobbudget erstellt. Hier ist ein guter Pitch für die Absprache mit Entscheidungsträgern wichtig. Vorbereitung dafür ist alles!

Schritt 3: Die Entscheidung

Nachdem du alle Entscheidungsträger überzeugt hast und dich mit dem Eventkonzept intensiv befasst hast sowie Stärken und Schwächen (Stichwort SWOT Analyse) analysiert hast, sollte nach 9-20 Monaten vor der Veranstaltung eine Entscheidung getroffen werden, wie und ob das Event stattfinden wird. Es folgt eine detaillierte Konzeption, das Motto wird festgelegt, ein Projektleiter ausgewählt und die Aufgaben im Projektteam werden zugeordnet.

Schritt 4: Das Projekt läuft an

Je nach Veranstaltungsart werden in diesem Schritt (ca. 6-18 Monate vor dem Event) die Aufgaben genau verteilt, Angebote und Genehmigungen eingeholt, Buchungen vorgenommen und Verträge abgeschlossen. Zudem wird jetzt das Programm und der Ablauf geplant.

Schritt 5: Intensive Planungsphase

Nachdem nun alle To-Dos grob geplant sind startet die intensive Planungsphase (ca. 5-12 Monate vor dem Event). In diesem Schritt werden der Ablaufplan fixiert, Hotelbuchungen erledigt, die Gäste eingeladen und das Personal ausgewählt und eingeteilt und Marketing-Maßnahmen geplant. Wie du dein Event auf Social Media promoten kannst, findest du übrigens hier.

Schritt 6: Der Eventtag

An den Aufbautagen bzw. am Eventtag selbst gibt es noch viele Dinge zu beachten. Beispielsweise müssen Anlieferungen geplant werden und das Personal muss gebrieft werden. Die Gäste müssen begrüßt werden, das Programm richtig getimt werden und der Regieplan eingehalten werden. Nach der Veranstaltung folgt der Rückbau, die Reinigung und der Abtransport.

Schritt 7: Die Nachbereitung

Nach dem Event ist vor dem Event! Bis etwa 2-3 Monate nach der Veranstaltung ist es wichtig die Nachbearbeitung der Veranstaltung zu erledigen. Darunter fallen Aufgaben wie Feedback einsammeln und auswerten, einen Abschlussbericht verfassen, die Auswertung der Erfolgsmessung, die Endabrechnung und ein eventuelles Follow-Up für das nächste Event zu machen.

Du möchtest eine Eventmanagement Ausbildung starten und mehr über Eventmanagement und Eventkonzeption lernen? Melde dich hier für den Diplom Event-Manager Lehrgang an oder informiere dich beim Info-Abend über die Ausbildung. Folge uns auf Instagram, höre dir die Episoden unseres Eventmanagement-Podcasts an und erhalte spannende Einblicke in die Eventmanagement Ausbildung der ESB Academy.

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