Die Eventbranche ist schnelllebig und dynamisch. Eventmanager müssen häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren – von der Planung über die Kommunikation bis hin zur Analyse des Eventerfolgs. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Apps und Tools, die dabei helfen, den Überblick zu behalten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Hier sind die 10 besten Apps und Tools, die du als Eventmanager unbedingt kennen solltest:
1. Trello – Projektmanagement leicht gemacht
Trello ist ein einfach zu bedienendes Projektmanagement-Tool, das es dir ermöglicht, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen und dein Team auf dem Laufenden zu halten. Mit seinen benutzerfreundlichen Boards, Listen und Karten kannst du alle Aspekte deines Events übersichtlich darstellen und den Status jedes Schritts nachverfolgen.
2. Eventbrite – All-in-One Eventmanagement-Plattform
Eventbrite ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Einladungen, Ticketverkäufen und Teilnehmerregistrierungen. Das Tool bietet auch Analysen und Berichte, mit denen du den Erfolg deiner Veranstaltung in Echtzeit überwachen kannst. Eventbrite ist besonders für öffentlich zugängliche Events geeignet, bei denen Tickets verkauft oder Teilnehmer registriert werden müssen.
3. Slack – Kommunikation im Team
Effektive Kommunikation ist das A und O im Eventmanagement. Slack ist eine Plattform, die die Teamkommunikation vereinfacht und die Zusammenarbeit erleichtert. Du kannst Kanäle für spezifische Eventbereiche erstellen, Dateien teilen und Integrationen mit anderen Tools wie Google Drive oder Trello nutzen.
4. Asana – Task- und Workflow-Management
Asana ist eine weitere hervorragende Plattform für das Management von Aufgaben und Workflows. Du kannst Deadlines setzen, Prioritäten festlegen und den Fortschritt einzelner Aufgaben überwachen. Asana eignet sich besonders für größere Eventteams, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten müssen.
5. Whova – Teilnehmermanagement und Networking
Whova ist eine Event-App, die speziell für die Teilnehmer-Interaktion entwickelt wurde. Sie ermöglicht es, Netzwerkmöglichkeiten zu schaffen, Agenden zu verwalten und sogar Gamification-Elemente in deine Events zu integrieren. Teilnehmer können sich über die App vernetzen und Informationen zu Vorträgen und Programmpunkten abrufen.
6. Canva – Grafische Gestaltung leicht gemacht
Mit Canva kannst du ohne großen Aufwand professionelle Grafiken erstellen – von Einladungen und Social-Media-Posts bis hin zu Event-Bannern. Die Plattform bietet zahlreiche Vorlagen, die du anpassen und für dein Eventbranding nutzen kannst. Canva ist besonders nützlich, wenn du schnell visuell ansprechende Inhalte erstellen möchtest, ohne ein Designprofi zu sein.
7. FLAVE – All-in-One-Lösung für Event-Check-in, Badge-Management und mehr
FLAVE ist ein unverzichtbares Tool für Eventmanager, die den Teilnehmer-Check-in und das Badge-Management nahtlos und effizient gestalten möchten. Die Plattform bietet darüber hinaus Funktionen wie Lead-Scoring, Echtzeit-Datenanalyse und personalisierte Teilnehmererlebnisse, die deine Veranstaltung auf das nächste Level heben. FLAVE ermöglicht es dir auch, nahtloses Networking zwischen den Teilnehmern zu fördern und Feedback in Echtzeit zu sammeln, was die Gesamtqualität und das Engagement auf deinen Events steigern kann. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist FLAVE einfach zu bedienen und spart Zeit bei der Verwaltung großer Events.
8. Hootsuite – Social Media Management
Hootsuite ist ein unverzichtbares Tool, um deine Social-Media-Präsenz vor, während und nach deinem Event zu steuern. Mit Hootsuite kannst du Beiträge planen, verschiedene Plattformen wie Instagram, Twitter oder LinkedIn überwachen und die Wirkung deiner Kampagnen analysieren. Es ist ideal, um das Engagement der Teilnehmer zu fördern und dein Event online zu bewerben.
9. Google Workspace – Dokumente und Zusammenarbeit in Echtzeit
Google Workspace (ehemals G Suite) ist ein unverzichtbares Tool für die Zusammenarbeit im Team. Du kannst Dokumente, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit teilen und bearbeiten. Besonders praktisch ist die Integration mit Google Drive, die eine zentrale Ablage für alle Event-Dokumente ermöglicht.
10. Zapier – Automatisierung von Workflows
Zapier hilft dir, verschiedene Apps und Tools zu verbinden und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Du kannst z.B. E-Mails automatisch versenden, wenn sich ein Teilnehmer für dein Event registriert, oder Social-Media-Posts planen, sobald ein Blogbeitrag veröffentlicht wird. Zapier spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen.
Mit diesen zehn Tools kannst du deinen Arbeitsalltag als Eventmanager effizienter gestalten, Zeit sparen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Die Wahl der richtigen Apps und Plattformen hängt von deinen individuellen Bedürfnissen ab, aber diese Liste bietet dir eine solide Grundlage für den Erfolg deines nächsten Events.